Política de Privacidad

● 1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Apptivos Soluciones Tecnológicas (en adelante, "Apptivos"), con domicilio en Cartagena de Indias, Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web, plataformas SaaS, formularios de contacto, y cualquier otro canal de interacción con sus clientes y usuarios.

● 2. Marco Legal Aplicable

Esta Política de Privacidad se rige por la normativa colombiana de protección de datos personales, en particular:

• Ley 1581 de 2012 — Ley de Protección de Datos Personales (Hábeas Data).
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Capítulo 25 sobre protección de datos).
• Constitución Política de Colombia, Artículo 15 — Derecho a la intimidad personal y habeas data.
• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico y mensajes de datos.

● 3. Información que Recolectamos

En el desarrollo de nuestras actividades, Apptivos puede recolectar las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, número de identificación (cédula o NIT para personas jurídicas).
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física.
• Datos profesionales y comerciales: cargo, nombre de la empresa, sector industrial, tamaño de la organización.
• Datos de navegación y uso: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de sesión, dispositivo utilizado, datos de geolocalización aproximada.
• Datos financieros: información de facturación y pagos (procesados a través de pasarelas de pago seguras; Apptivos no almacena datos completos de tarjetas de crédito).
• Datos de interacción: mensajes enviados a través de formularios de contacto, chatbots, correos electrónicos, y comunicaciones de soporte técnico.

El suministro de datos personales es voluntario. No obstante, la negativa a proporcionar ciertos datos puede impedir la prestación de nuestros servicios o limitar el acceso a funcionalidades de nuestras plataformas.

● 4. Finalidad del Tratamiento de Datos

Los datos personales recolectados por Apptivos serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Prestación del servicio: creación y administración de cuentas de usuario, acceso a plataformas SaaS, soporte técnico, y gestión de suscripciones.
2. Facturación y pagos: procesamiento de transacciones, emisión de facturas electrónicas, y gestión de cobros.
3. Comunicaciones contractuales: envío de notificaciones relacionadas con los servicios contratados, cambios en términos y condiciones, y actualizaciones de productos.
4. Atención al cliente: gestión de consultas, quejas, reclamos y solicitudes de soporte a través de nuestros canales de atención.
5. Mejora de productos: análisis de uso para mejorar la funcionalidad, usabilidad y seguridad de nuestras plataformas y servicios.
6. Marketing y comunicaciones comerciales: envío de información sobre nuevos productos, funcionalidades, promociones y contenido relevante, únicamente con autorización previa del titular.
7. Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, prevención de fraude, y cumplimiento de obligaciones legales.
8. Seguridad: proteger la integridad de nuestros sistemas, detectar y prevenir accesos no autorizados o actividades maliciosas.

● 5. Base Legal del Tratamiento

De conformidad con el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales por parte de Apptivos se fundamenta en las siguientes bases legales:

• Consentimiento del titular: autorización previa, expresa e informada para fines específicos de marketing y comunicaciones comerciales.
• Ejecución de una relación contractual: tratamiento necesario para la prestación de nuestros servicios SaaS y el cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Interés legítimo: mejora de servicios, análisis de uso, prevención de fraude, y seguridad de la información, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular.
• Cumplimiento de obligación legal: requerimientos de autoridades competentes y obligaciones fiscales y contables.

● 6. Cookies y Tecnologías Similares

Apptivos utiliza cookies y tecnologías similares (píxeles, almacenamiento local, beacons) para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico, y personalizar contenidos.

6.1 Tipos de cookies utilizadas

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento del sitio web y las plataformas. Permiten la navegación, autenticación de sesión y acceso a áreas seguras. No requieren consentimiento.
• Cookies analíticas: recopilan información anónima sobre el uso del sitio (páginas visitadas, tiempo de permanencia, errores técnicos). Utilizamos herramientas como Google Analytics para este fin.
• Cookies funcionales: recuerdan preferencias del usuario (idioma, región) para ofrecer una experiencia personalizada.
• Cookies de marketing: utilizadas para mostrar publicidad relevante y medir la efectividad de campañas. Solo se activan con consentimiento del usuario.

6.2 Control de cookies

El usuario puede configurar su navegador para rechazar todas las cookies o recibir una notificación cuando se envíe una cookie. La desactivación de cookies esenciales puede afectar la funcionalidad del sitio y de las plataformas SaaS.

Para gestionar sus preferencias de cookies, puede utilizar el panel de configuración de cookies disponible en nuestro sitio web o ajustar la configuración de su navegador.

● 7. Transferencia y Compartición con Terceros

Apptivos no vende ni comercializa datos personales de sus usuarios. La información podrá ser compartida con terceros únicamente en los siguientes casos:

• Proveedores de servicios: proveedores de infraestructura cloud, procesadores de pagos, servicios de correo electrónico transaccional, y herramientas de análisis. Todos ellos están sujetos a acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por mandato legal, orden judicial o administrativa.
• Transferencias internacionales: algunos de nuestros proveedores de infraestructura pueden almacenar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos, Apptivos se asegura de que dichos proveedores mantengan estándares de protección equivalentes o superiores a los exigidos por la legislación colombiana.

● 8. Derechos del Titular de los Datos

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Acceso (Art. 8, lit. a): conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Apptivos. Este derecho incluye acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Rectificación (Art. 8, lit. b): solicitar la actualización, rectificación o supresión de datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Cancelación / Supresión (Art. 8, lit. c): solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando haya finalizado la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Oposición (Art. 8, lit. d): oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
• Revocatoria del consentimiento (Art. 8, lit. e): revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Consulta gratuita (Art. 8, lit. f): ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales, previa solicitud.

● 9. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, el titular o su representante legal deberá enviar una comunicación escrita a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: hola@apptivos.com
• Formulario web: disponible en https://apptivos.com/contacto

La solicitud deberá contener como mínimo:

1. Nombre completo del titular y sus datos de contacto.
2. Documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o NIT para personas jurídicas).
3. Descripción clara y precisa de los datos respecto de los cuales se busca ejercer el derecho.
4. Petición concreta (acceso, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria).

Apptivos responderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, y la respuesta definitiva se emitirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo, conforme a lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

● 10. Seguridad de los Datos

Apptivos implementa medidas técnicas, administrativas y físicas diseñadas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas incluyen, pero no se limitan a:

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS/SSL.
• Cifrado de datos sensibles en reposo.
• Control de acceso basado en roles y autenticación multifactor.
• Monitoreo continuo de sistemas y detección de intrusiones.
• Auditorías periódicas de seguridad.
• Capacitación continua del personal en protección de datos.
• Copias de seguridad periódicas con retención controlada.

Si bien Apptivos emplea estándares de seguridad razonables, ninguna transmisión de datos por Internet o sistema de almacenamiento electrónico es 100% segura. El usuario reconoce y acepta este riesgo al utilizar nuestros servicios.

● 11. Conservación de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, y en todo caso, durante el plazo que establezca la legislación aplicable:

• Datos contractuales y de facturación: durante la vigencia de la relación contractual y por el término adicional requerido por la normativa fiscal y comercial colombiana.
• Datos de contacto y marketing: mientras el titular mantenga su consentimiento vigente y no haya solicitado su supresión.
• Datos de navegación: por un período máximo de 26 meses desde su recolección.

Al finalizar el período de conservación, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible.

● 12. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

Los productos y servicios de Apptivos están dirigidos exclusivamente a un público empresarial y profesional (B2B). No recolectamos conscientemente datos personales de menores de 18 años. Si un padre, madre o tutor tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales sin su consentimiento, le solicitamos que se comunique con nosotros de inmediato para proceder a la eliminación de dicha información.

● 13. Modificaciones a esta Política

Apptivos se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en nuestras prácticas de tratamiento de datos, en la legislación aplicable, o en nuestros servicios. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los usuarios a través de un aviso destacado en nuestro sitio web, por correo electrónico, o a través de nuestras plataformas.

La fecha de la última actualización se indicará al inicio de este documento. Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta política para mantenerse informados sobre cómo protegemos sus datos.